Na potrzeby niniejszego Regulaminu przyjmuje się następujące definicje:
1. Organizator – sklep Fotoforma (Fotoforma Drwięga Sp.K., ul. Andersa 21, 00-159 Warszawa, NIP: 5252736068).
2. Wystawca – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna, która dokonała rezerwacji powierzchni wystawienniczej i opłaciła fakturę zaliczkową.
3. Festiwal (Wydarzenie) – targi "Festiwal Fotoforma" odbywające się na terenie PGE Narodowego w Warszawie.
4. Stoisko – wydzielona i opłacona przez Wystawcę powierzchnia wystawiennicza.
1. Festiwal odbywa się w dniach 5-6 października 2026 r., w godzinach dla odwiedzających: 09:00 – 18:00.
2. Dzień montażowy: 4 października 2026 r. Prace montażowe na stoiskach mogą rozpocząć się od godziny 12:00.
3. Czas demontażu: Demontaż stoisk odbywa się po zakończeniu Festiwalu, 6 października 2026 r., i musi zostać bezwzględnie zakończony do godziny 24:00.
1. Warunkiem koniecznym do wzięcia udziału w Festiwalu jest prawidłowe wypełnienie formularza rezerwacyjnego udostępnionego przez Organizatora oraz opłacenie faktury zaliczkowej (proformy).
2. Rezerwacja Stoiska zostaje uznana za gwarantowaną wyłącznie w momencie zaksięgowania wpłaty z tytułu faktury zaliczkowej. Brak terminowej wpłaty jest równoznaczny z rezygnacją ze Stoiska i skutkuje natychmiastowym cofnięciem rezerwacji.
3. Obowiązkowa opłata wpisowa (rejestracyjna) wynosi 699 zł netto. Opłata ta zabezpiecza proces rejestracyjny oraz pokrywa koszty administracyjno-techniczne, w tym m.in.: dostęp do sieci Wi-Fi, pulę identyfikatorów dla obsługi stoiska oraz publikację informacji o Wystawcy (wraz z logotypami reprezentowanych marek) na oficjalnej stronie internetowej Festiwalu.
4. Cennik powierzchni wystawienniczej: Cena za 1 m² uzależniona jest od momentu złożenia zamówienia i opłacenia faktury proforma. Okres promocyjny "Early Bird" trwa do 31 lipca 2026 r. włącznie. Od 1 sierpnia 2026 r. obowiązują ceny "Regular".
1. Podstawowy formularz rezerwacyjny pozwala na wybór usług technicznych, takich jak przyłącze prądowe o określonej mocy oraz dedykowany dostęp do internetu po kablu (RJ45).
2. Pozostałe usługi dodatkowe (np. wynajem stołów, krzeseł, pakiety lunchowe) będą zbierane za pomocą odrębnego formularza w terminie nie wcześniej niż na 2 miesiące i nie później niż na 1 tydzień przed rozpoczęciem wydarzenia. Brak wypełnienia tego formularza w wyznaczonym terminie jest traktowany jako rezygnacja Wystawcy z jakichkolwiek opcji dodatkowych.
3. Wszelkie niestandardowe opcje i zabudowy wykraczające poza formularze muszą być indywidualnie konsultowane i zatwierdzone przez przedstawicieli Organizatora pod adresami: [email protected] oraz [email protected].
4. Faktura końcowa zostanie wystawiona do 7 dni po zakończeniu wydarzenia. Zostaną do niej doliczone wszelkie ewentualne koszty opcji dodatkowych ostatecznie zamówionych przez Wystawcę.
1. Wystawca jest zobowiązany do utrzymania czystości na Stoisku w trakcie Festiwalu oraz po jego zakończeniu.
2. Wszelkie odpady i śmieci powstałe w trakcie montażu (4 października) muszą zostać usunięte i przeniesione do kontenerów wskazanych przez Organizatora przed rozpoczęciem Festiwalu.
3. W przypadku pozostawienia nieposprzątanego Stoiska po montażu lub demontażu, Organizator zleci sprzątanie podmiotowi trzeciemu i obciąży Wystawcę karą umowną w wysokości 1000 zł netto. Podstawą do naliczenia kary będzie dokumentacja zdjęciowa wykonana przez Organizatora.
1. Zabrania się wnoszenia i używania na terenie wydarzenia materiałów łatwopalnych, wybuchowych, chemicznych oraz stwarzających bezpośrednie zagrożenie dla życia i zdrowia.
2. Wystawców obowiązuje bezwzględny zakaz używania maszyn dymiących (tzw. dymiarek), wytwornic mgły i efektów pirotechnicznych, ze względu na rygorystyczne przepisy przeciwpożarowe PGE Narodowego.
3. Za rażące naruszenie zasad bezpieczeństwa lub stwarzanie zagrożenia w trakcie Festiwalu, Organizator ma prawo nałożyć na Wystawcę karę finansową proporcjonalną do wyrządzonych szkód lub kosztów interwencji służb, a w skrajnych przypadkach nakazać natychmiastowe opuszczenie terenu Festiwalu bez prawa do zwrotu kosztów.
1. Na stoiskach obowiązuje zakaz odtwarzania muzyki i utworów słowno-muzycznych bez wyraźnej potrzeby wynikającej ze specyfiki prezentowanego sprzętu.
2. W przypadku publicznego odtwarzania utworów chronionych prawem autorskim, Wystawca jest bezwzględnie zobowiązany do posiadania zawartej stosownej umowy licencyjnej z właściwą organizacją zbiorowego zarządzania (np. ZAiKS, STOART, ZPAV) i uiszczenia stosownych opłat.
3. Wystawca ponosi wyłączną odpowiedzialność z tytułu naruszenia praw autorskich i pokrewnych. Na żądanie Organizatora lub uprawnionych organów Wystawca ma obowiązek okazać stosowną licencję.
1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za kradzież, zagubienie, zniszczenie lub uszkodzenie mienia, sprzętu oraz wyposażenia Wystawcy, wynikające z jego niedbałego zabezpieczenia, pozostawienia bez nadzoru lub działania osób trzecich.
2. Rekomenduje się, aby Wystawca we własnym zakresie zawarł polisę ubezpieczeniową od odpowiedzialności cywilnej (OC) oraz ubezpieczył swój majątek wnoszony na teren Festiwalu.
1. Przesłanie formularza rezerwacyjnego oznacza pełną akceptację niniejszego Regulaminu.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszym Regulaminie w dowolnym czasie, z przyczyn organizacyjnych, technicznych lub prawnych. O istotnych zmianach Wystawcy będą informowani drogą elektroniczną.
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa polskiego, w szczególności przepisy Kodeksu Cywilnego, a także wewnętrzne regulaminy i wytyczne obiektu PGE Narodowy.
4. Wszelkie spory wynikające z realizacji niniejszego Regulaminu, których nie uda się rozwiązać polubownie, będą rozpatrywane na drodze postępowania cywilnego przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Organizatora.
